Kể từ khi được giới thiệu rộng rãi tới công chúng, tiêu chuẩn 5S nhanh chóng trở nên phổ biến trong các doanh nghiệp sản xuất bởi tính ưu việt là hiệu quả mà nó mang lại. Đây cũng được coi như một trong những nguyên lý cốt lõi của các nhà máy hàng đầu thế giới đang tuân theo.

Những doanh nghiệp nào được khuyến khích áp dụng tiêu chuẩn 5S?



Tiêu chuẩn 5S được viết tắt bởi các từ: Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu, Shitsuke. 5S mang ý nghĩa là Sàng lọc, Sắp xếp, Sạch sẽ, Săn sóc, Sẵn sàng. Đây là phương pháp được giới thiệu lần đầu tiên tại Nhật Bản với mục tiêu hạn chế các lãng phí trong sản xuất cũng như duy trì môi trường làm việc khoa học, an toàn và hiệu quả.

5S cung cấp một phương pháp đổi mới đến tất cả các đối tượng trong một doanh nghiệp. Những doanh nghiệp có các yếu tố dưới đây rất phù hợp và nên áp dụng tiêu chuẩn 5S càng sớm càng tốt:

  • Doanh nghiệp đang sản xuất hàng hóa theo quy trình sản xuất hàng loạt hoặc sản xuất liên tục. Việc áp dụng tiêu chuẩn 5S trên một quy mô sản xuất lớn sẽ giúp tiết kiệm chi phí trên mỗi đơn vị sản phẩm.
  • Doanh nghiệp cần quản lý kho hàng hiệu quả
  • Doanh nghiệp có sự phối hợp chức năng với nhau giữa các phòng ban thuộc nhiều lĩnh vực, các phòng ban phải có cách thức làm việc và phối hợp với nhau theo hướng làm việc khoa học, an toàn và hiệu quả. Vì bản chất của 5S là loại bỏ các công cụ không cần thiết, giúp môi trường làm việc trở nên đơn giản, nhanh chóng, dễ dàng hơn,

Doanh nghiệp đặt nhiệm vụ thúc đẩy việc giảm thiểu lãng phí, đảm bảo chất lượng lên hàng đầu.

Cách ứng dụng tiêu chuẩn 5S trong sản xuất

1. Seiri (整理) – Sàng lọc

Tiêu chí đầu tiên – sàng lọc – mang ý nghĩa phân loại, sắp xếp hàng hóa trong khu vực sản xuất dựa trên đối tượng, mục đích và tần suất sử dụng. Những hàng hóa có nhu cầu sử dụng nhiều hơn sẽ được sắp xếp phía trước khu vực sản xuất hay phía trên các kệ hàng hóa để có thể dễ dàng lấy hàng khi có lệnh sản xuất.

Ngoài ra, những đồ đạc hỏng hóc hay máy móc, trang thiết bị không cần thiết đối với khu vực sản xuất cũng sẽ được loại bỏ.

2. Seiton (整頓) – Sắp xếp

Đây là giai đoạn mà bạn sẽ sắp xếp hàng hóa, trang thiết bị trong khu vực sản xuất một cách tối ưu, thông minh và khoa học. Để mọi thứ trở nên dễ dàng hơn, nhân viên sản xuất có thể sử dụng nhãn dán ghi chú mọi thông tin cần thiết về sản phẩm, và dán chúng tại các khu vực lưu trữ.

Việc tối ưu không gian sản xuất sẽ rút ngắn khoảng cách giữa các khâu trên chuyền sản xuất.

3. Seiso (清掃) – Sạch sẽ

Sự sạch sẽ ở đây được hiểu là thường xuyên vệ sinh, lau chùi cũng như dọn dẹp mọi thứ gây bẩn tại khu vực sản xuất.

Đối với các máy móc thiết bị, việc thường xuyên vệ sinh sạch sẽ làm cho máy móc tránh khỏi bụi bẩn. Điều này giúp giảm tỷ lệ hỏng hóc và tăng tuổi thọ của công cụ trên. Bên cạnh đó, việc giữ môi trường sản xuất sạch sẽ cũng giúp hàng hóa được bảo quản tốt hơn, tránh ảnh hưởng tới chất lượng thành phẩm.

Ngoài ra, việc giữ sạch sẽ môi trường sản xuất phần nào góp phần thể hiện tính chuyên nghiệp của doanh nghiệp, cũng như mức độ coi trọng khách hàng của đơn vị đó.

4. Seiketsu (清潔) – Săn sóc

Săn sóc là giai đoạn đòi hỏi doanh nghiệp đặt ra những mục tiêu và mong muốn tại khu vực sản xuất. Từ đó xác định kế hoạch hoạt động chi tiết cho khu vực sản xuất nói chung để có thể chủ động hơn trong mọi tình huống. Đây là tiền đề quan trọng giúp duy trì các tiêu chuẩn 3S (Seiri, Seiton, Seiso) ở trên, cũng như đảm bảo chúng sẽ được thực hiện một cách liên tục.
5. Shitsuke (躾) – Sẵn sàng

Tiêu chuẩn 5S chỉ có thể phát huy hiệu quả khi toàn thể nhân sự trong khu vực nhà máy có thể tự giác thực hiện cũng như duy trì nề nếp, tác phong trước đó. Thực tế, 5S không phải là phương pháp chỉ áp dụng một lần mà nó đòi hỏi sự kiên trì đi kèm với rất nhiều khó khăn rồi mới đạt được mục đích quản trị tinh gọn cuối cùng.

Ngoài ra, để tối ưu hóa được ưu điểm và lợi thế từ tiêu chuẩn 5S đối với doanh nghiệp cần có những công cụ hỗ trợ cho việc quản trị, đánh giá, theo dõi các quy trình nhằm tạo điều kiện cho toàn bộ nhân viên dễ dàng tiếp cận và thực hiện. Các công cụ này không giống nhau cho mọi doanh nghiệp, nó phụ thuộc vào việc đánh giá hiện trạng của doanh nghiệp, cách thức mà doanh nghiệp đang hoạt động, định hướng phát triển, mức độ số hóa hiện tại, khả năng tiếp cận, tương tác thông tin của nhân viên…

Do vậy, cách tiếp cận tốt nhất trong việc triển khai các công cụ số này là đánh giá tổng thể doanh nghiệp, lựa chọn những giải pháp khả dụng, tùy biến các chức năng của công cụ để đảm bảo phù hợp nhất với cách thức và hoàn cảnh của doanh nghiệp. Trong trường hợp doanh nghiệp chưa có đủ năng lực để thực hiện có thể tính đến việc thuê các công ty tư vấn có khả năng phù hợp để đảm bảo triển khai thành công.